تنظيم سجلات الشركة بشكل صحيح وصحيح - Oscarliving

كمصدر للمعلومات لمنظمة أو شركة، يجب أن تتلقى جميع الأرشيفات معالجة خاصة من خلال نظام إدارة محترف بحيث يمكن الحفاظ على وجود الأرشيفات بشكل جيد ويسهل العثور عليها عند الحاجة. تُعرف عملية إدارة المحفوظات في بيئة العمل المكتبية بإدارة المحفوظات أو إدارة السجلات. وفي الوقت نفسه، تم تعريف إدارة الأرشيف وفقا للقانون رقم 10 لسنة 2018. القانون رقم 43 لسنة 2009 بشأن الأرشيف هي جميع الأنشطة التي تشمل السياسة والتوجيه وإدارة الأرشيف في نظام أرشيفي (معتمد من قبل المنظمة) ومدعومة بالموارد البشرية والمرافق والبنية التحتية، بالإضافة إلى الموارد الأخرى. بشكل عام، إدارة السجلات هي أنشطة إدارة الأرشيف التي تشمل التخطيط والتسجيل والتنظيم والتوزيع والتخزين والمراقبة والصيانة والنقل وحتى التدمير.

1. فحص البيانات

المرحلة الأولى في إعداد الأرشيف هي فحص البيانات يدويًا. هذا التفتيش هو جزء من التحقق من البيانات. وبهذه الطريقة، يمكنك التأكد من إمكانية حفظ المستند وعدم وجود تكرار للبيانات مع الأرشيفات السابقة.

2. فهرس بيانات الأرشيف

المرحلة التالية في إجراءات إدارة الأرشيف هي إعداد الفهرس. هذه المرحلة مهمة جدًا في أنظمة الأرشفة التقليدية. الهدف هو تسهيل عملية البحث في الأرشيف.

يمكنك استخدام أنواع مختلفة من فهارس الأرشيف شائعة الاستخدام. وبشكل عام، ستجد 3 تصنيفات فهرسية في نظام الأرشيف، وهي:

• • النظام العددي
  • النظام الأبجدي
  • نظام الحروف والأرقام

3. وضع العلامات

المرحلة التالية هي وضع العلامات أو ما يشار إليه أيضًا بالترميز. الغرض من هذه العلامة هو تسهيل عملية فرز الأرشيف.

4. تجميع الأرشيف

الخطوة التالية في كيفية إدارة الأرشيفات هي فرز الأرشيفات. تعتبر هذه الخطوة مفيدة لتجميع المستندات لتسهيل قيام أمناء المحفوظات بوضع المستندات.

5. تخزين الأرشيف

الخطوة الأخيرة في إجراءات إدارة الأرشيف هي التخزين. يمكنك وضع المستندات التي تم تجميعها وفقًا لفئاتها في المساحة المتوفرة. يجب أن تكون عملية التخزين منظمة حتى تسهل عليك استخدام بيانات الأرشيف. 

إذن، هذه هي خطوات إدارة الأرشيف التقليدية التي تحتاج إلى معرفتها. ستعرف أيضًا أن هذه العملية تستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب دقة عالية. 

في إدارة الأرشيف التقليدية، ليس من غير المألوف أن تحتاج الشركات إلى خزائن ملفات يمكن أن تساعد في أرشفة الشركة 

للحصول على منتجات خزائن الملفات الأكثر اكتمالا، يمكنك زيارة موقع Oscarliving ، وهو مركز الأثاث المكتبي الأكثر اكتمالا في إندونيسيا