Unternehmensarchive ordnungsgemäß und korrekt verwalten - Oscarliving

Als Informationsquelle für Organisationen oder Unternehmen müssen alle Archive von Fachleuten und einem professionellen Managementsystem besonders behandelt werden, damit die Archive gut erhalten bleiben und bei Bedarf leicht gefunden werden können. Der Prozess der Archivverwaltung in einem Büroarbeitsumfeld wird dann als Archivierung oder Archivmanagement bezeichnet. Der Begriff Archivmanagement gemäß dem Gesetz Nr. 43 von 2009 über Archive umfasst alle Aktivitäten, die Richtlinien, Schulungen und die Verwaltung von Archiven innerhalb eines Archivsystems (das von einer Organisation angenommen wird) beinhalten und von menschlichen Ressourcen, Einrichtungen und anderen Ressourcen unterstützt werden. Im Allgemeinen umfasst das Archivmanagement (Record Management) die Verwaltung von Archiven, die Planung, Aufzeichnung, Organisation, Verteilung, Speicherung, Überwachung, Pflege, Verlagerung bis hin zur Vernichtung umfasst.

1. Datenprüfung

Der erste Schritt bei der Erstellung von Archiven besteht darin, die Daten manuell zu überprüfen. Diese Überprüfung ist Teil der Datenverifizierung. So können Sie sicherstellen, dass das Dokument gespeichert werden kann und keine Daten dupliziert werden, die bereits in früheren Archiven vorhanden sind.

2. Archivdatenindex

Der nächste Schritt im Verfahren zur Verwaltung von Archiven ist die Erstellung eines Index. Dieser Schritt ist sehr wichtig im konventionellen Archivsystem. Das Ziel ist es, den Suchprozess von Archiven zu erleichtern.

Sie können verschiedene Arten von Archivindizes verwenden, die üblicherweise verwendet werden. Im Allgemeinen werden Sie auf 3 Klassifikationen von Indizes im Archivsysten stoßen, nämlich:

• • Zahlensystem
  • Alphabetisches System
  • Buchstaben- und Zahlensystem

3. Markierung

Der nächste Schritt ist die Kennzeichnung oder auch als Kodierung bezeichnet. Ziel dieser Kennzeichnung ist es, den Prozess der Archivsortierung zu erleichtern.

4. Archivierungskategorisierung

Der nächste Schritt im Umgang mit Archiven ist die Sortierung der Archive. Dieser Schritt dient dazu, Dokumente zu gruppieren, um den Archivmitarbeitern das Ablegen der Dokumente zu erleichtern.

5. Archivierung

Der letzte Schritt im Verfahren zur Archivverwaltung ist die Speicherung. Sie können die Dokumente, die entsprechend ihrer Kategorien gruppiert wurden, an den verfügbaren Orten ablegen. Der Speicherprozess muss ordentlich sein, damit Sie die Archivdaten leicht nutzen können. 

Nein, das sind die Schritte zur konventionellen Archivverwaltung, die Sie wissen sollten. Sie wissen jetzt auch, dass dieser Prozess viel Zeit in Anspruch nimmt und eine hohe Genauigkeit erfordert. 

Im konventionellen Archivmanagement benötigt ein Unternehmen häufig Aktenschränke, die bei der Archivierung des Unternehmens helfen können. 

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