Firmenunterlagen richtig und korrekt organisieren - Oscarliving

Als Informationsquelle für eine Organisation oder ein Unternehmen müssen alle Archive eine besondere Behandlung durch ein professionelles Managementsystem erhalten, damit der Bestand der Archive gut erhalten bleibt und bei Bedarf leicht auffindbar ist. Der Prozess der Archivverwaltung in einer Büroarbeitsumgebung wird als Archivverwaltung oder Records Management bezeichnet. Mittlerweile ist die Definition der Archivverwaltung gemäß Gesetz Nr. 43 von 2009 betreffend Archive sind alle Aktivitäten, die Richtlinien, Anleitung und Verwaltung von Archiven in einem Archivsystem (von einer Organisation übernommen) umfassen und durch Personal, Einrichtungen und Infrastruktur sowie andere Ressourcen unterstützt werden. Im Allgemeinen handelt es sich bei der Dokumentenverwaltung um Archivverwaltungsaktivitäten, die das Planen, Aufzeichnen, Organisieren, Verteilen, Speichern, Überwachen, Verwalten, Übertragen bis hin zur Vernichtung umfassen.

1. Datenprüfung

Der erste Schritt bei der Vorbereitung von Archiven besteht darin, die Daten manuell zu überprüfen. Diese Prüfung ist Teil der Datenverifizierung. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass das Dokument gespeichert werden kann und es zu keiner Duplizierung von Daten mit früheren Archiven kommt.

2. Archivdatenindex

Der nächste Schritt im Archivverwaltungsverfahren ist die Erstellung eines Indexes. Dieser Schritt ist in herkömmlichen Archivsystemen sehr wichtig. Ziel ist es, die Archivsuche zu vereinfachen.

Sie können verschiedene Arten häufig verwendeter Archivindizes verwenden. Generell finden Sie im Archivsystem 3 Indexklassifizierungen, nämlich:

• • Numerisches System
  • Alphabetisches System
  • Buchstaben- und Zahlensystem

3. Markierung

Der nächste Schritt ist das Markieren oder auch Codieren genannt. Der Zweck dieser Markierung besteht darin, die Archivsortierung zu erleichtern.

4. Archivgruppierung

Der nächste Schritt bei der Verwaltung von Archiven ist das Sortieren von Archiven. Dieser Schritt ist beim Gruppieren von Dokumenten nützlich, um Archivaren das Platzieren von Dokumenten zu erleichtern.

5. Archivspeicher

Der letzte Schritt bei den Archivverwaltungsverfahren ist die Speicherung. Auf dem dafür vorgesehenen Platz können Sie nach Kategorien gruppierte Dokumente ablegen. Der Speichervorgang muss übersichtlich sein, damit er Ihnen die Verwendung von Archivdaten erleichtert. 

Das sind also die Schritte für die herkömmliche Archivverwaltung, die Sie kennen müssen. Sie wissen auch, dass dieser Vorgang recht lange dauert und eine hohe Präzision erfordert. 

Im herkömmlichen Archivmanagement kommt es nicht selten vor, dass Unternehmen Aktenschränke benötigen, die bei der Unternehmensarchivierung helfen können 

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