كيف يؤثر تخطيط المكتب على الإنتاجية

من المحتمل أن تقضي أنت وموظفوك الكثير من الوقت في المكتب، لذا فمن المنطقي أن تكون المساحة مكانًا إيجابيًا للعمل والتواصل الاجتماعي. ولكن هل فكرت يومًا كيف يمكن أن يؤثر تخطيط مكتبك على إنتاجية موظفيك وجهد عملهم؟ لقد تعمقنا في كيفية تأثير تخطيط مكتبك على الإنتاجية، بالإضافة إلى بعض أكثر أنواع تخطيطات المكاتب شيوعًا في المملكة المتحدة.
البيئة المكتبية وما يجب مراعاته
يمكن أن يكون لبيئة عملك تأثير كبير على جودة وعدد المهام المنجزة. فيما يلي بعض النقاط المحددة التي يجب عليك التفكير فيها كصاحب عمل للحصول على بيئة مكتبية أكثر إنتاجية وإيجابية.
مساحة عمل صاخبة مقابل. هادئ
من المحتمل أن يكون جميع موظفيك مختلفين ولن ينجح أي شخصين في نفس بيئة العمل. هذا يعني أنك بحاجة إلى إنشاء مساحة عمل تناسب الجميع تقريبًا. قد تبدو هذه مهمة كبيرة، ولكنها قد لا تكون صعبة كما تظن. عليك أن تفكر في مستوى الضوضاء في مكتبك. بعض الناس يحبون الصمت، والبعض الآخر يحبون الثرثرة العامة والضوضاء في الخلفية، والبعض الآخر يحب الاستماع إلى الموسيقى. بالنسبة لأولئك الذين يفضلون الأجواء الصاخبة أو الاستماع إلى الموسيقى، فإن المكتب المفتوح هو الخيار الصحيح. يمكن استخدام الغرف الجانبية للاجتماعات غير الرسمية ومناقشة الأفكار. ومع ذلك، قد لا يكون مناسبًا للأشخاص الذين يفضلون العمل بصوت قليل. هل هناك مكان يمكن للموظفين العمل فيه في بيئة أكثر هدوءًا؟ قد تكون هناك غرف اجتماعات وأجهزة كمبيوتر محمولة متاحة لهم، أو قد تكون هناك منطقة مكتب منفصلة يمكن استخدامها للعاملين الهادئين. يجب أن يكون هناك عدد من الأماكن المتاحة في مكتبك والتي تتمتع ببيئات عمل مختلفة لتناسب موظفيك. بهذه الطريقة، يتم تلبية تفضيلات الجميع، مما يساعدهم على إنجاز المزيد من العمل.
بيئة العمل
تتعلق بيئة العمل بظروف العمل المكتبية، مثل الإضاءة والمعدات وترتيب المكاتب. يجب عليك التأكد من أن كل فرد من الموظفين راضٍ عن ظروف عمله وأنه لا توجد مشكلات ملحة قد تمنع موظفيك من العمل بأفضل ما لديهم. يجب عليك التأكد من أن جميع العاملين يشعرون بالراحة. وهذا يعني التأكد من أن درجة حرارة الغرفة مناسبة، والإضاءة كافية، وأن الموظفين سعداء بترتيبات الطاولات والكراسي الخاصة بهم. الإضاءة في المكتب مهمة لأن الضوء الكافي يمكن أن يمنع إجهاد العين والتعب والصداع. يجب عليك السماح بدخول أكبر قدر ممكن من الضوء الطبيعي إلى المبنى وإبقاء الأضواء الاصطناعية مضاءة في جميع الأوقات. يجب أن تكون شاشات الكمبيوتر الخاصة بالموظفين على مستوى العين ولا تعكس أي ضوء من النوافذ أو إضاءة المكتب. يجب توفير مساند لوحة المفاتيح والماوس عند الضرورة لدعم الذراعين والمعصمين بشكل صحيح. يجب أن تكون كراسي المكتب قابلة للتعديل بالكامل ويجب توفير مساند للقدمين إذا لم تتمكن أقدام الموظف من ملامسة الأرض. إذا شعر موظفوك بعدم الارتياح، أو تعرضوا لإصابات بسبب مساحة عمل غير مناسبة، فقد لا يتمكنون من إنجاز الكثير من العمل. يجب عليك أن تفعل كل ما في وسعك للتأكد من أنهم يشعرون بالسعادة والاسترخاء.

ديكور
يمكن أن يكون لمظهر المكتب تأثير كبير على الإنتاجية. هل هي غرفة مملة ذات جدران بيضاء وستائر على النوافذ بحيث يشعر موظفيك بالانغلاق؟ أو غرفة ملونة ونابضة بالحياة بها الكثير من الضوء الطبيعي والنباتات لتوفير الأكسجين الإضافي؟ يمكنك إعادة تصميم مساحة مكتبك وتحويلها إلى مكان عمل ممتع ومريح. لا أحد يحب المكتب الفوضوي، لذلك يجب عليك تزويد الموظفين بمساحة تخزين كبيرة ومساحة للأدراج لتخزين الأغراض الشخصية والقرطاسية والمستندات. يمكن للنباتات زيادة إنتاجية المكتب بنسبة تصل إلى 15 بالمائة، مما يجعلها ملحقًا لا بد منه عند الحاجة. لديكور مكتبك. وأخيرًا، يمكن أن تكون الكلمات الملهمة فكرة جيدة. إذا كانت شركتك لديها قيم أو شعارات معينة لعلامتك التجارية، فيمكنك لصقها على جدران مكتبك أو غرفة الاجتماعات الجانبية.
ما الذي يجعل بيئة العمل إيجابية؟
الآن بعد أن حددنا بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لجعل موظفيك أكثر إنتاجية، نريد أن نشرح ما الذي يجعل مساحة العمل إيجابية.
تواصل
من المهم أن تتواصل مع موظفيك، ولكن أيضًا أن يتواصلوا مع بعضهم البعض. سواء كان الأمر يتعلق بقضايا العمل أو الأشياء الجيدة التي حدثت أو حياتهم الشخصية، فإن التواصل هو المفتاح لبيئة عمل إيجابية.
تعزيز التوازن بين العمل والحياة
يجب أن يكون الموظفون قادرين على المغادرة في الوقت المحدد وعدم الشعور بالذنب حيال ذلك. يجب على أصحاب العمل تشجيع هذا النوع من السلوك وعدم الثناء على الموظفين الذين يصلون متأخرين. إذا وجدت أن العديد من أعضاء فريقك متأخرون، فقد تحتاج إلى مراجعة سير عملهم لأن هذا قد يكون علامة على أن لديهم الكثير من العمل للقيام به.
روح الفريق
يمكن أن تؤثر التخطيطات السيئة، مثل المقصورات المغلقة، على معنويات الفريق لأنها يمكن أن تمنع الأشخاص من التحدث أو التفاعل مع بعضهم البعض. يجب عليك تشجيع الفرق والأقسام على التفاعل مع بعضها البعض من خلال المزيد من المساحات المكتبية المفتوحة، والتي سنغطيها في القسم التالي.

ما هي الأنواع المختلفة لتخطيطات المكاتب؟
هناك العديد من الطرق لتنظيم مكتبك، ولكل منها إيجابيات وسلبيات. يعتمد ذلك على نوع البيئة المكتبية التي ترغب في إنشائها. يمكنك اختيار مكتب مفتوح كما في الصورة. وهذا يسمح للموظفين بالدردشة بسهولة وقتما يريدون، ولكن لديهم أيضًا مساحة خاصة حيث يمكنهم الاسترخاء والعمل. في تصميم المكتب المتنقل، يكون لكل شخص حجرة خاصة به مفصولة بقضيب بين المكاتب. قد يكون هذا مثاليًا لأولئك الذين يفضلون العمل في بيئة هادئة، ولكنه غير مناسب للجميع. يبدو المكتب المتنقل على النحو التالي: أخيرًا، يمكنك استخدام مزيج من الاثنين معًا حتى يتمكن موظفوك من اختيار المساحة اعتمادًا على ما إذا كانوا يريدون العمل بهدوء أو يريدون بيئة أكثر استرخاءً.