Organizar los Archivos de la Empresa de manera adecuada y correcta - Oscarliving

Como fuente de información de una organización o empresa, todos los archivos deben recibir un tratamiento especial por parte de profesionales y sistemas de gestión para que la existencia de los archivos pueda mantenerse adecuadamente y ser fácilmente encontrados cuando se necesiten. El proceso de gestión de archivos en el entorno de trabajo de oficina se conoce como gestión de archivos o administración de archivos. Por otro lado, la definición de gestión de archivos según la Ley No. 43 de 2009 sobre Archivos es toda actividad que incluye políticas, desarrollo y gestión de archivos dentro de un sistema de archivos (adoptado por una organización) y apoyado por recursos humanos, instalaciones y otros recursos. En general, la gestión de archivos (record management) es la actividad de gestión de archivos que incluye planificación, registro, organización, distribución, almacenamiento, supervisión, mantenimiento, traslado y destrucción.

1. Verificación de datos

La etapa inicial en la elaboración de archivos es revisar los datos manualmente. Esta revisión es parte de la verificación de datos. De este modo, puede asegurarse de que el documento se pueda almacenar y que no haya duplicación de datos con archivos anteriores.

2. Índice de Datos de Archivo

La siguiente etapa en el procedimiento de gestión de archivos es la elaboración del índice. Esta etapa es muy importante en el sistema de archivos convencional. Su objetivo es facilitar el proceso de búsqueda de archivos.

Puede utilizar varios tipos de índices de archivo que se utilizan comúnmente. En general, encontrará 3 clasificaciones de índices en el sistema de archivo, que son:

• • Sistema numérico
  • Sistema alfabético
  • Sistema de letras y números

3. Marcado

La siguiente etapa es la asignación de marcas o también se le llama codificación. El objetivo de esta marcación es facilitar el proceso de clasificación de archivos.

4. Agrupación de Archivos

La siguiente etapa en la gestión de archivos es la clasificación de archivos. Este paso es útil para agrupar documentos, facilitando así a los archiveros la colocación de los documentos.

5. Almacenamiento de Archivos

El último paso en el procedimiento de gestión de archivos es el almacenamiento. Puede colocar los documentos que han sido clasificados según sus respectivas categorías en el lugar disponible. El proceso de almacenamiento debe ser ordenado para facilitarle cuando desee utilizar los datos del archivo. 

No, esos son los pasos de la gestión de archivos de manera convencional que necesita saber. También se da cuenta de que ese proceso requiere bastante tiempo y necesita una alta precisión. 

En la gestión de archivos de manera convencional, no es raro que las empresas necesiten un armario de archivos que pueda ayudar en la archivación de la empresa. 

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