En tant que source d'information pour une organisation ou une entreprise, toutes les archives doivent faire l'objet d'un traitement spécial par un système de gestion professionnel afin que l'existence des archives puisse être bien entretenue et facile à retrouver en cas de besoin. Le processus de gestion des archives dans un environnement de travail de bureau est connu sous le nom de gestion des archives ou gestion des documents. Entre-temps, la définition de la gestion des archives selon la loi no. 43 de 2009 concernant les archives sont toutes les activités qui comprennent la politique, l'orientation et la gestion des archives dans un système archivistique (adopté par une organisation) et sont soutenues par des ressources humaines, des installations et des infrastructures, ainsi que d'autres ressources. De manière générale, la gestion des documents est une activité de gestion des archives qui comprend la planification, l'enregistrement, l'organisation, la distribution, le stockage, le suivi, la maintenance, le transfert, jusqu'à la destruction.
1. Vérification des données
La première étape de la préparation des archives consiste à vérifier les données manuellement. Cette inspection fait partie de la vérification des données. De cette façon, vous pouvez vous assurer que le document peut être sauvegardé et qu'il n'y a pas de duplication de données avec des archives précédentes.
La prochaine étape des procédures de gestion des archives est la préparation d'un index. Cette étape est très importante dans les systèmes d'archives conventionnels. L’objectif est de faciliter le processus de recherche dans les archives.
Vous pouvez utiliser différents types d'index d'archives couramment utilisés. De manière générale, vous trouverez 3 classifications d'index dans le système d'archives, à savoir :
L’étape suivante est le marquage ou ce qu’on appelle aussi communément le codage. Ce marquage a pour but de faciliter le tri des archives.
La prochaine étape dans la gestion des archives consiste à trier les archives. Cette étape est utile pour regrouper des documents afin de permettre aux archivistes de placer plus facilement les documents.
La dernière étape des procédures de gestion des archives est le stockage. Vous pouvez placer les documents regroupés selon leurs catégories respectives dans l'espace prévu. Le processus de stockage doit être soigné afin de vous faciliter la tâche lorsque vous souhaitez utiliser des données archivées.
Voilà donc les étapes de la gestion conventionnelle des archives que vous devez connaître. Vous saurez également que ce processus prend beaucoup de temps et nécessite une grande précision.
Dans la gestion d'archives conventionnelle, il n'est pas rare que les entreprises aient besoin de classeurs pouvant faciliter l'archivage de l'entreprise.
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