En tant que source d'information pour une organisation ou une entreprise, tous les archives doivent être traitées de manière spéciale par des parties et un système de gestion professionnels afin que leur existence puisse être bien préservée et facilement retrouvée lorsqu'elles sont nécessaires. Le processus de gestion des archives dans un environnement de bureau est ensuite connu sous le terme de gestion des archives ou management des archives. Par ailleurs, la définition de la gestion des archives selon la loi n° 43 de 2009 sur les archives est l'ensemble des activités qui comprennent les politiques, le développement et la gestion des archives au sein d'un système d'archives (adopté par une organisation) et soutenu par des ressources humaines, des équipements et infrastructures, ainsi que d'autres ressources. En général, la gestion des archives (record management) est l'activité de gestion des archives qui comprend la planification, l'enregistrement, l'organisation, la distribution, le stockage, la surveillance, l'entretien, le transfert, jusqu'à la destruction.
1. Vérification des données
La première étape dans la constitution des archives consiste à examiner les données manuellement. Cet examen fait partie de la vérification des données. Ainsi, vous pouvez vous assurer que le document peut être conservé et qu'il n'y a pas de duplication des données avec les archives précédentes.
L'étape suivante dans la procédure de gestion des archives est la création d'un index. Cette étape est très importante dans le système d'archives conventionnelles. Son objectif est de faciliter le processus de recherche des archives.
Vous pouvez utiliser différents types d'index d'archives couramment utilisés. En général, vous rencontrerez 3 classifications d'index dans le système d'archives, à savoir :
L'étape suivante est la marquage ou ce qu'on appelle aussi le codage. L'objectif de ce marquage est de faciliter le processus de tri des archives.
Les étapes de la gestion des archives suivantes sont le tri des archives. Cette étape est utile pour regrouper les documents afin de faciliter le travail des archivistes dans le placement des documents.
La dernière étape dans la procédure de gestion des archives est le stockage. Vous pouvez placer les documents qui ont été classés selon leurs catégories respectives à l'endroit disponible. Le processus de stockage doit être soigné afin de vous faciliter l'accès aux données d'archives lorsque vous en avez besoin.
Non, ce sont les étapes de la gestion des archives de manière conventionnelle que vous devez connaître. Vous savez aussi que ce processus prend beaucoup de temps et nécessite une grande précision.
Dans la gestion des archives de manière conventionnelle, il n'est pas rare que les entreprises aient besoin d'armoires à archives qui peuvent aider à l'archivage de l'entreprise.
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