Menata Arsip Perusahaan dengan Baik dan benar - Oscarliving

Sebagai sumber informasi organisasi atau perusahaan, seluruh arsip harus mendapat penanganan khusus oleh pihak dan sistem manajemen profesional agar keberadaan arsip dapat terpelihara dengan baik dan mudah ditemukan saat dibutuhkan. Proses pengelolaan kearsipan dalam lingkungan kerja perkantoran ini kemudian kita kenal dengan istilah tata kearsipan atau manajemen arsip. Sementara itu, pengertian manajemen arsip menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah segala kegiatan yang meliputi kebijakan, pembinaan, dan pengelolaan arsip di dalam suatu sistem kearsipan (yang dianut oleh suatu organisasi) dan didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sumber daya lain yang lainnya. Secara umum, manajemen kearsipan (record management) merupakan kegiatan pengelolaan arsip yang meliputi perencanaan, pencatatan, pengorganisasian, pendistribusian, penyimpanan, pengawasan, pemeliharaan, pemindahan, sampai dengan pemusnahan.

1. Pemeriksaan Data

Tahap awal dalam penyusunan arsip adalah dengan memeriksa data secara manual. Pemeriksaan tersebut bagian dari verifikasi data. Dengan begitu, Anda bisa memastikan kalau dokumen tersebut dapat disimpan dan tidak terdapat duplikasi data dengan arsip terdahulu.

2. Indeks Data Arsip

Tahapan berikutnya dalam tata cara pengelolaan arsip adalah penyusunan indeks. Tahapan ini sangat penting dalam sistem arsip konvensional. Tujuannya adalah untuk memberi kemudahan dalam proses pencarian arsip.

Anda dapat menggunakan berbagai jenis indeks arsip yang biasa digunakan. Secara umum, Anda akan menjumpai adanya 3 klasifikasi indeks dalam sistem arsip, yaitu:

• • Sistem numerik
  • Sistem alfabetis
  • Sistem huruf dan angka

3. Pemberian Tanda

Tahapan selanjutnya adalah pemberian tanda atau biasa pula disebut sebagai pengkodean. Tujuan penandaan ini adalah untuk memudahkan proses penyortiran arsip.

4. Pengelompokan Arsip

Tahapan cara mengelola arsip selanjutnya adalah penyortiran arsip. Langkah ini berguna untuk mengelompokkan dokumen sehingga memudahkan petugas arsip dalam menempatkan dokumen.

5. Penyimpanan Arsip

Langkah terakhir dalam tata cara pengelolaan arsip adalah penyimpanan. Anda dapat menempatkan dokumen yang telah dikelompokkan sesuai kategorinya masing-masing pada tempat yang tersedia. Proses penyimpanan harus rapi sehingga memudahkan Anda ketika ingin menggunakan data arsip. 

Nah, itulah langkah-langkah pengelolaan arsip secara konvensional yang perlu Anda ketahui. Anda pun jadi tahu kalau proses tersebut memerlukan waktu yang cukup lama dan butuh ketelitian tinggi. 

Dalam pengelolaan arsip secara Konvensional tak jarang perushaan membutuhkan lemari arsip yang dapat membantu pengarsipan perusahaan 

untuk produk produk lemari arsip terlengkap, anda bisa mengunjungi situs Oscarliving yang merupakan pusat furniture kantor terlengkap di Indonesia