Organización adecuada y correcta de los registros de la empresa - Oscarliving

Como fuente de información para una organización o empresa, todos los archivos deben recibir un manejo especial por parte de un sistema de gestión profesional para que la existencia de los archivos pueda mantenerse bien y sea fácil de encontrar cuando sea necesario. El proceso de gestión de archivos en un entorno de trabajo de oficina se conoce como gestión de archivos o gestión de registros. Mientras tanto, la definición de gestión de archivos según la Ley núm. 43 de 2009 sobre Archivos son todas las actividades que incluyen políticas, orientación y gestión de archivos en un sistema de archivos (adoptado por una organización) y están respaldadas por recursos humanos, instalaciones e infraestructura, así como otros recursos. En general, la gestión de registros son actividades de gestión de archivos que incluyen planificación, registro, organización, distribución, almacenamiento, seguimiento, mantenimiento, transferencia hasta su destrucción.

1. Verificación de datos

La etapa inicial en la preparación de archivos es verificar los datos manualmente. Esta inspección es parte de la verificación de datos. De esa manera, puede asegurarse de que el documento se pueda guardar y que no haya duplicación de datos con archivos anteriores.

2. Índice de datos de archivo

La siguiente etapa en el procedimiento de gestión de archivos es la preparación de un índice. Esta etapa es muy importante en los sistemas de archivo convencionales. El objetivo es facilitar el proceso de búsqueda de archivos.

Puede utilizar varios tipos de índices de archivos de uso común. En general, encontrará 3 clasificaciones de índices en el sistema de archivo, a saber:

• • sistema numérico
  • Sistema alfabético
  • Sistema de letras y números.

3. Marcado

La siguiente etapa es el marcado o lo que comúnmente se conoce como codificación. El objetivo de esta marca es facilitar el proceso de clasificación de archivos.

4. Agrupación de archivos

La siguiente etapa en la gestión de archivos es ordenarlos. Este paso es útil para agrupar documentos y facilitar a los archiveros su colocación.

5. Almacenamiento de archivos

El último paso en los procedimientos de gestión de archivos es el almacenamiento. Puede colocar documentos que hayan sido agrupados según sus respectivas categorías en el espacio provisto. El proceso de almacenamiento debe ser ordenado para que le resulte más fácil cuando desee utilizar datos de archivo. 

Entonces, esos son los pasos para la gestión de archivos convencional que necesita conocer. También sabrás que este proceso lleva bastante tiempo y requiere una gran precisión. 

En la gestión de archivos convencional, no es raro que las empresas necesiten archivadores que puedan ayudar con el archivo de la empresa. 

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